Formula Menulis Surat Dinas Yang Baik dan Benar Beserta Contohnya

Surat dinas adalah salah satu bentuk komunikasi resmi yang digunakan dalam dunia bisnis, pemerintahan, dan organisasi lainnya. Menulis surat dinas memerlukan keahlian tertentu untuk memastikan surat tersebut terlihat profesional, efektif, dan sesuai dengan standar komunikasi resmi. Dalam artikel ini, kita akan membahas cara menulis surat dinas yang baik dan benar.

Pengertian

Surat dinas adalah surat resmi yang digunakan dalam lingkungan kerja atau instansi pemerintah, lembaga, atau perusahaan untuk keperluan komunikasi resmi antara sesama pegawai atau antara instansi/lembaga/perusahaan dengan pihak eksternal. Surat dinas biasanya digunakan untuk mengirimkan informasi, perintah, atau arahan dalam konteks kerja yang bersifat resmi.

Surat dinas berfungsi untuk berbagai macam keperluan, seperti surat perintah tugas, surat undangan rapat, surat pemberitahuan resmi, surat pengumuman, surat edaran, dan sebagainya. Penggunaan surat dinas diatur dalam protokol dan kebijakan instansi atau perusahaan yang bersangkutan, dan harus mematuhi aturan-aturan yang berlaku dalam lingkup organisasi atau instansi tersebut.

Struktur Surat Dinas

Surat dinas pada umumnya memiliki bagian-bagian berikut:

1. Kepala Surat

Bagian ini berisi informasi tentang instansi atau organisasi yang mengirimkan surat, seperti nama perusahaan, alamat, logo, nomor telepon, dan alamat email. Penempatan kepala surat biasanya berada di bagian atas halaman dan diletakkan di sebelah kanan atau kiri atas.

2. Nomor Surat dan Tanggal

Bagian ini berisi nomor surat dan tanggal surat dikirimkan. Nomor surat sering digunakan untuk keperluan administrasi dan referensi di masa mendatang. Tanggal surat adalah tanggal saat surat tersebut ditulis atau dikirimkan.

3. Lampiran

Bagian ini digunakan untuk menyebutkan dokumen-dokumen atau berkas yang dilampirkan bersama surat dinas, jika ada. Jika tidak ada lampiran, bagian ini bisa dihilangkan.

4. Perihal

Bagian ini berisi judul atau subjek surat dinas yang menggambarkan isinya secara singkat dan jelas. Perihal sebaiknya ditulis dengan ringkas namun mencakup isi surat secara keseluruhan.

5. Pengantar

Bagian ini berisi kalimat pengantar yang umumnya dimulai dengan ucapan salam, seperti "Dengan Hormat" atau "Yth." diikuti oleh nama atau jabatan penerima surat. Pengantar dapat berisi penjelasan singkat tentang tujuan atau latar belakang surat.

6. Isi Surat

Bagian ini adalah inti dari surat dinas yang berisi informasi atau pesan yang ingin disampaikan. Isi surat dinas sebaiknya ditulis dengan gaya bahasa yang jelas, singkat, dan padat. Gunakan paragraf yang terstruktur dan urut untuk menggambarkan informasi dengan baik.

7. Penutup

Bagian ini berisi kalimat penutup yang umumnya berupa harapan atau tindakan yang diharapkan setelah membaca surat. Misalnya, "Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih" atau "Kami tunggu konfirmasi atau tindakan lebih lanjut dari pihak Bapak/Ibu". Gunakan kalimat yang sopan dan ramah dalam penutup surat dinas.

8. TandaTangan

Bagian ini berisi tanda tangan pengirim surat dinas. Tanda tangan ini bisa berupa tanda tangan asli yang kemudian di-scan, atau tanda tangan elektronik jika surat dinas dikirimkan secara elektronik.

9. Nama Pengirim dan Jabatan

Bagian ini berisi nama lengkap pengirim surat dinas, beserta jabatannya dalam organisasi. Hal ini untuk memberikan legitimasi dan otoritas pada surat dinas yang dikirimkan.

Tips Menulis Surat Dinas yang Baik

Berikut cara menulis surat dinas yang baik dan efektif :

1. Jaga Kehematan Bahasa

Gunakan bahasa yang sederhana, jelas, dan padat dalam menulis surat dinas. Hindari penggunaan kalimat yang panjang dan rumit. Pilih kata-kata yang tepat dan sesuai untuk menghindari ambiguitas atau salah tafsir.

2. Gunakan Format Surat Dinas yang Sesuai

Ikuti format surat dinas yang umum digunakan, termasuk kepala surat, nomor surat, tanggal, lampiran, perihal, pengantar, isi surat, penutup, tanda tangan, dan nama pengirim beserta jabatannya. Pastikan urutan dan penempatan setiap bagian sesuai dengan standar surat dinas yang berlaku.

3. Jelaskan Tujuan Surat Dinas secara Jelas

Di bagian pengantar dan isi surat, jelaskan dengan jelas tujuan dari surat dinas tersebut. Hindari penggunaan kalimat ambigu atau bertele-tele. Sampaikan pesan dengan singkat, padat, dan jelas agar penerima surat dapat memahaminya dengan baik.

4. Gunakan Bahasa yang Formal dan Profesional

Surat dinas merupakan komunikasi resmi, sehingga gunakan bahasa yang formal, profesional, dan mengikuti etika berbicara yang berlaku dalam lingkungan bisnis atau organisasi. Hindari penggunaan bahasa kasual, tidak sopan, atau slang yang tidak sesuai dengan karakter surat dinas.

5. Cek Tanda Baca dan Ejaan

Pastikan surat dinas yang Anda tulis bebas dari kesalahan tanda baca dan ejaan. Cek secara teliti setiap kalimat dan kata yang Anda gunakan. Kesalahan tanda baca atau ejaan dapat merusak kesan profesional surat dinas yang Anda kirimkan.

6. Sertakan Lampiran Jika Diperlukan

Jika dalam surat dinas Anda ingin melampirkan dokumen, pastikan untuk menyebutkan lampiran tersebut di bagian yang tepat, dan sertakan dokumen-dokumen tersebut bersamaan dengan surat dinas yang Anda kirimkan. Pastikan lampiran yang Anda sertakan relevan dan sesuai dengan isi surat dinas.

7. Gunakan Bahasa yang Ramah dan Hormat

Gunakan bahasa yang ramah dan hormat dalam surat dinas. Hindari penggunaan bahasa yang kasar, menghakimi, atau memojokkan pihak lain. Gunakan kalimat yang sopan, menghormati, dan memperhatikan etika berkomunikasi.

8. Periksa Kembali Isi Surat

Sebelum mengirimkan surat dinas, pastikan untuk memeriksa kembali isi surat. Periksa apakah surat dinas sudah sesuai dengan format yang berlaku, apakah bahasa yang digunakan sudah tepat dan jelas, dan apakah semua informasi yang diperlukan sudah tercantum dengan benar. Pastikan juga bahwa tidak ada kesalahan atau ketidakakuratan dalam isi surat.

9. Hindari Penggunaan Istilah atau Jargon yang Sulit Dipahami

Hindari penggunaan istilah atau jargon yang sulit dipahami oleh pihak yang tidak terbiasa dengan bidang atau organisasi Anda. Gunakan bahasa yang dapat dipahami oleh semua pihak, termasuk yang bukan ahli dalam bidang tersebut. Jika penggunaan istilah atau jargon tidak dapat dihindari, berikan penjelasan atau definisi yang singkat untuk memastikan pemahaman yang tepat.

10. Gunakan Surat Dinas sebagai Sarana Komunikasi yang Efektif

Ingatlah bahwa surat dinas merupakan sarana komunikasi resmi dalam lingkungan bisnis atau organisasi. Gunakan surat dinas sebagai sarana komunikasi yang efektif untuk menyampaikan informasi, meminta atau memberikan instruksi, atau mengungkapkan pendapat dengan bijaksana. Pastikan surat dinas yang Anda tulis memiliki tujuan yang jelas dan dapat mempengaruhi penerima surat dengan cara yang diinginkan.

11. Jaga Kerahasiaan dan Privasi

Dalam beberapa kasus, surat dinas dapat berisi informasi yang bersifat kerahasiaan atau privasi. Pastikan untuk menjaga kerahasiaan dan privasi informasi yang terdapat dalam surat dinas. Hindari berbagi atau mengungkapkan informasi yang bersifat pribadi atau sensitif kepada pihak yang tidak berwenang.

12. Gunakan Template atau Contoh Surat Dinas yang Tepat

Jika Anda merasa kesulitan dalam menulis surat dinas, Anda dapat menggunakan template atau contoh surat dinas yang sudah tersedia. Pastikan untuk memilih template atau contoh yang sesuai dengan kebutuhan Anda dan mengeditnya sesuai dengan informasi yang diperlukan. Namun, tetap perhatikan untuk tidak melakukan plagiat dalam penulisan surat dinas Anda.

13. Review dan Evaluasi Surat Dinas Anda

Setelah surat dinas dikirimkan, review dan evaluasi surat dinas Anda untuk memastikan apakah tujuan dari surat dinas tersebut tercapai dan apakah ada perbaikan yang dapat dilakukan untuk surat dinas berikutnya. Evaluasi dapat dilakukan berdasarkan respon atau feedback dari penerima surat dinas, atau berdasarkan hasil yang ingin dicapai dari surat dinas tersebut.

14. Berikan Catatan Akhir atau Penutup yang Memotivasi

Terakhir, berikan catatan akhir atau penutup yang memotivasi dalam surat dinas Anda. Dapat berupa kalimat yang memberikan semangat atau motivasi kepada penerima surat dinas untuk mengambil tindakan yang diharapkan atau untuk memperkuat pesan yang ingin disampaikan dalam surat dinas tersebut. Catatan akhir atau penutup yang memotivasi dapat membantu meningkatkan pengaruh surat dinas dan membuat penerima surat dinas merasa dihargai.

Contoh Template Surat Dinas

[LOGO INSTANSI PEMERINTAH] [ALAMAT INSTANSI PEMERINTAH] [TELEPON/FAX INSTANSI PEMERINTAH] [EMAIL INSTANSI PEMERINTAH]

Surat Dinas

[TEMPAT, TANGGAL]

Nomor: [NOMOR SURAT]

Kepada Yth.: [NAMA INSTANSI/PERUSAHAAN/LEMBAGA] [ALAMAT INSTANSI/PERUSAHAAN/LEMBAGA]

Perihal: [PERIHAL SURAT]

Dengan hormat,

Dalam rangka [ALASAN SURAT], kami dari [NAMA INSTANSI PEMERINTAH] bermaksud untuk [KEPERLUAN SURAT]. Oleh karena itu, dengan ini kami mengajukan permohonan kepada pihak [NAMA INSTANSI/PERUSAHAAN/LEMBAGA] untuk [RINCIAN PERMOHONAN].

Untuk kelancaran dan keberhasilan kegiatan tersebut, kami berharap pihak [NAMA INSTANSI/PERUSAHAAN/LEMBAGA] dapat memberikan dukungan dan kerjasama yang diperlukan. Kami juga siap untuk menyediakan informasi lebih lanjut atau menghadiri pertemuan untuk membahas hal ini lebih lanjut jika diperlukan.

Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[NAMA INSTANSI PEMERINTAH] [TANDA TANGAN] [NAMA LENGKAP PEJABAT INSTANSI PEMERINTAH] [JABATAN PEJABAT INSTANSI PEMERINTAH]

Kesimpulan

Menulis surat dinas membutuhkan perhatian khusus terhadap format, bahasa, dan tujuan komunikasi. Sebagai sarana komunikasi resmi dalam lingkungan bisnis atau organisasi, surat dinas harus ditulis dengan tepat, jelas, dan profesional. Dalam artikel ini, telah dijelaskan 14 langkah cara menulis surat dinas, mulai dari memahami tujuan surat dinas, mengumpulkan informasi yang diperlukan, memilih format yang sesuai, menggunakan bahasa yang jelas dan sopan, serta menjaga kerahasiaan dan privasi informasi yang terdapat dalam surat dinas.

Dalam menulis surat dinas, penting untuk selalu mengikuti aturan atau kebijakan yang berlaku dalam organisasi atau instansi tempat Anda bekerja. Selain itu, pastikan surat dinas Anda mengikuti aturan bahasa yang benar dan etika berkomunikasi yang baik. Penggunaan template atau contoh surat dinas yang sesuai juga bisa menjadi alternatif jika Anda merasa kesulitan dalam menulis surat dinas.

Dengan mengikuti langkah-langkah cara menulis surat dinas yang telah dijelaskan di atas, diharapkan Anda dapat menghasilkan surat dinas yang efektif, profesional, dan dapat mempengaruhi penerima surat dinas sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda dalam menulis surat dinas yang efektif!